Privacy Policy

Atletiekvereniging De Koplopers hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. AV De Koplopers houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in de bijlagen van deze privacy policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als AV De Koplopers zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens verderop in dit document.

Vrijwilligers

Als vereniging draait AV De Koplopers op vrijwilligers. Van onze vrijwilligers houden we een lijst bij met hun functies en of zij omgaan met persoonsgegevens. Onze vrijwilligers committeren zich aan onze privacy policy door een vrijwilligersverklaring te tekenen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • De hosting van de website;
  • De hosting van de (financiële) administratie;
  • De hosting van de inschrijving en uitslagenverwerking van wedstrijden en trimlopen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft.

De Atletiekunie en AV De Koplopers verstrekken persoonsgegevens aan elkaar. Dit zijn verstrekkingen tussen ‘verwerkingsverantwoordelijken’ zoals gedefinieerd in de AVG. Tussen de Atletiekunie en AV De Koplopers hoeft dus geen verwerkersovereenkomst gesloten te worden. (Bron)

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Beeldmateriaal

Naast de persoonsgegevens die voor specifieke doeleinden verwerkt worden (zie de specifieke bijlages), publiceert AV De Koplopers ook beeldmateriaal, bijvoorbeeld in de vorm van foto’s en/of video’s op de website of op social media, in de infofolder of in het clubblad. Wij vragen hier apart toestemming voor in de diverse inschrijfformulieren.

Bewaartermijn

AV De Koplopers bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Voor uitzonderingen hierop vragen wij expliciet uw toestemming, zoals voor het langer bewaren van uw contactgegevens voor bijv. een reünie.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens AV De Koplopers van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Alle verzoeken betreffende persoonsgegevens kunnen ingediend worden via een e-mail naar .

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons privacy statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

AV De Koplopers
Rijksstraatweg 9
2628 GZ Delft		 Postbus 189
2600 AD Delft
E-mail adres

Bijlage 1: Verwerking van persoonsgegevens van leden en kandidaat-leden

Persoonsgegevens van leden en kandidaat-leden worden door AV De Koplopers verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinde (ook bij de Atletiekunie);
  • Communicatie over de vereniging;
  • Het uitvoering geven aan het lidmaatschap en deelname aan verenigingsactiviteiten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het overeengekomen (of nog overeen te komen) lidmaatschap.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan AV De Koplopers de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam (voornaam, tussenvoegsel, achternaam);
  • Adres;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Geslacht;
  • Bankgegevens t.b.v. incasso (IBAN-nummer, naam rekeninghouder, plaats rekeninghouder);
  • Lidmaatschapsnummer Atletiekunie en registratie wedstrijdlicentie;
  • Sportkaartnummer van het Sportcentrum TU Delft;
  • Naam/Nummer van de loopgroep;
  • IP adres.

Uw persoonsgegevens worden door AV De Koplopers opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna voor maximaal 2 jaar, alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar (wettelijke verplichting).

Bijlage 2: Verwerking van persoonsgegevens van cursisten

Persoonsgegevens van cursisten worden door AV De Koplopers verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinde (in geval van een reanimatiecursus ook bij de Hartstichting);
  • Communicatie over de vereniging en de cursus;
  • Het uitvoering geven aan de betreffende cursus.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen deelname aan de cursus.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan AV De Koplopers de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam (voornaam, tussenvoegsel, achternaam);
  • Adres;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum (loopcursus);
  • Geslacht (loopcursus);
  • Bankgegevens t.b.v. incasso (IBAN-nummer, naam rekeninghouder, plaats rekeninghouder);
  • Recente loopprestaties (loopcursus);
  • Shirtmaat (loopcursus inclusief shirt);
  • IP adres.

Uw persoonsgegevens worden door AV De Koplopers opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna voor maximaal 2 jaar, alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar (wettelijke verplichting).

Bijlage 3: Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan wedstrijden en trimlopen

Persoonsgegevens van deelnemers aan wedstrijden en trimlopen worden door AV De Koplopers verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinde (inclusief publicatie via uitslagen.nl);
  • Communicatie over de vereniging en de wedstrijd of trimloop;
  • Het uitvoering geven aan de wedstrijd of trimloop.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen deelname aan de wedstrijd of trimloop.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan AV De Koplopers de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam (voornaam, tussenvoegsel, achternaam);
  • Adres;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Geslacht;
  • Bankgegevens t.b.v. incasso (IBAN-nummer, naam rekeninghouder, plaats rekeninghouder);
  • Lidmaatschapsnummer Atletiekunie en registratie wedstrijdlicentie;
  • Naam/Nummer van de loopgroep;
  • Verwachte eindtijd;
  • IP adres.

Uw persoonsgegevens worden door AV De Koplopers opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna voor maximaal 2 jaar, alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar (wettelijke verplichting).

Bijlage 4: Verwerking van persoonsgegevens van sponsors, adverteerders en andere zakelijke relaties

Persoonsgegevens van sponsors en adverteerders worden door AV De Koplopers verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinde;
  • Communicatie over de vereniging en de sponsoring of advertentie;
  • Het uitvoering geven aan de sponsoring of advertentie.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen sponsoring of advertentie.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan AV De Koplopers de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam (voornaam, tussenvoegsel, achternaam) van de contactpersoon;
  • (Zakelijk) E-mailadres van de contactpersoon;
  • Bankgegevens t.b.v. incasso (IBAN-nummer, naam rekeninghouder, plaats rekeninghouder);
  • IP adres.

Uw persoonsgegevens worden door AV De Koplopers opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna voor maximaal 2 jaar, alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar (wettelijke verplichting).

Bijlage 5: Verwerking van persoonsgegevens van contacten en/of geïnteresseerden

Persoonsgegevens van contacten en/of geïnteresseerden worden door AV De Koplopers verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Mondelinge/schriftelijke/digitale toestemming en/of via koppeling op social media.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan AV De Koplopers de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam (voornaam, tussenvoegsel, achternaam);
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • IP adres.

Uw persoonsgegevens worden door AV De Koplopers opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men gezien wordt als een contact en/of geïnteresseerde en daarna voor maximaal 2 jaar.